SafeDoc - защита документооборота

SafeDoc - защита документооборота

Большинство современных организаций активно используют системы электронного документооборота. Эти высокоинтеллектуальные и функционально насыщенные системы позволяют безукоризненно организовать информационный обмен и делопроизводство внутри компании, а также внешние коммуникации — с партнерами и заказчиками. В то же время, во многих компаниях необходим защищенный документооборот, подразумевающий обработку конфиденциальной информации с небольшим, но достаточным набором функциональных возможностей, а кроме того, исключающий несанкционированное попадание информации во вне.

Компания «Инновационные технологии» представляет решение SafeDoc, систему защищенного конфиденциального документооборота внутри закрытого контура.

Назначение решения

Решение SafeDoc было создано с целью защиты документов, содержащих конфиденциальную информацию, во время их движения внутри закрытого контура. Решение позволяет разграничить доступ между общим документооборотом компании и защищенным документооборотом. Использование SafeDoc позволит в случае компрометации документа выявить место его утечки, как на этапе прохождения согласования, так и при последующей работе с уже согласованным документом (выводе на печать, пересылке по почте и т.д.).

Решение SafeDoc позволяет решить следующие задачи:

• создание, редактирование, удаление регистрационных карточек документов в системе;
• обработка и хранение электронных копий документов;
• настройка маршрутов и участников согласования;
• согласование документов;
• делегирование прав и замещение сотрудников при работе с документами;
• формирование и контроль исполнения поручений;
• проведение анализа и формирование отчетов по исполнению поручений;
• настройка уведомлений (шаблонов почтовых сообщений, этапов, сроков);
• поиск документов по различным критериям;
• ведение нормативных справочников;
• учет полученных копий документов из системы;
• внесение в каждую выданную копию маркировки, которая позволяет идентифицировать копию в случае ее утечки;
• идентификация копий путем выявления их соответствия хранимым в системе;
• мониторинг событий в системе.

Описание SafeDoc

Состав и архитектура SafeDoc

В состав конфиденциального документооборота входят:

• приказы и распоряжения управленческого и юридического контуров;
• протоколы коллегиальных органов управления;
• регламентирующие документы;
• договоры;
• служебная переписка;
• внешняя и внутренняя корреспонденция.

Участники электронного документооборота отображены на схеме:

Состав и архитектура SafeDoc

В состав конфиденциального документооборота входят:

• приказы и распоряжения управленческого и юридического контуров;
• протоколы коллегиальных органов управления;
• регламентирующие документы;
• договоры;
• служебная переписка;
• внешняя и внутренняя корреспонденция.

Участники электронного документооборота отображены на схеме:

Участники электронного документооборота

Система состоит из следующих модулей, классифицированных по видам обрабатываемых документов и бизнес-процессам:

• «Организационная структура» (ОС), в котором описываются все типы участников бизнес-процессов и их отношения.
• «Входящие документы» (ВхД), обеспечивающий прием, обработку, регистрацию, распределение и хранение поступающей (входящей) корреспонденции.
• «Исходящие документы» (ИсхД), реализующий процессы подготовки, согласования, подписания, регистрации, рассылки и дальнейшее хранение исходящей корреспонденции.
• «Внутренние документы» (ВнД), обеспечивающий подготовку, согласование, подписание, регистрацию, отправку и хранение внутренних документов.
• «Контроль исполнения» (КИ), реализующий учет, контроль исполнения заданий и подготовку обзорно-аналитический материалов.
• «Учет выданных копий» (УВК), решающий задачи учета, маркировки и настройки параметров скрытой и явной маркировки документов.
• «Расследование инцидентов» (РИ), обеспечивающий выявление соответствия найденной копии (копиям) документов, выпущенных системой.

Эффект от внедрения

Использование защищенного конфиденциального документооборота SafeDoc обеспечивает:

• единое управление процессами движения конфиденциальных документов на всех этапах их жизненного цикла: от формирования до непосредственного исполнения, и до вывода документа из обращения;
• централизованный контроль за распространением печатных и электронных копий конфиденциальных документов;
• ограничение бесконтрольного распространения печатных копий защищаемых документов путем создания скрытых маркировок печатных копий и выявления лиц, организовавших утечку конфиденциальной информации;
• в случае возникновения инцидента — выявление злоумышленников.