ПОС-ККМ

Оптовая и розничная продажа торгового оборудования. Автоматизация ресторанов и магазинов. Дистрибуция программного обеспечения.

SafeDoc - защита документооборота

SafeDoc - защита документооборота

SafeDoc - защита документооборота

Большинство современных организаций активно используют системы электронного документооборота. Эти высокоинтеллектуальные и функционально насыщенные системы позволяют безукоризненно организовать информационный обмен и делопроизводство внутри компании, а также внешние коммуникации — с партнерами и заказчиками. В то же время, во многих компаниях необходим защищенный документооборот, подразумевающий обработку конфиденциальной информации с небольшим, но достаточным набором функциональных возможностей, а кроме того, исключающий несанкционированное попадание информации во вне.

Весь электронный документооборот компании

Компания «Инновационные технологии» представляет решение SafeDoc, систему защищенного конфиденциального документооборота внутри закрытого контура.

Назначение решения

Решение SafeDoc было создано с целью защиты документов, содержащих конфиденциальную информацию, во время их движения внутри закрытого контура. Решение позволяет разграничить доступ между общим документооборотом компании и защищенным документооборотом. Использование SafeDoc позволит в случае компрометации документа выявить место его утечки, как на этапе прохождения согласования, так и при последующей работе с уже согласованным документом (выводе на печать, пересылке по почте и т.д.).

Решение SafeDoc позволяет решить следующие задачи:

  • создание, редактирование, удаление регистрационных карточек документов в системе;
  • обработка и хранение электронных копий документов;
  • настройка маршрутов и участников согласования;
  • согласование документов;
  • делегирование прав и замещение сотрудников при работе с документами;
  • формирование и контроль исполнения поручений;
  • проведение анализа и формирование отчетов по исполнению поручений;
  • настройка уведомлений (шаблонов почтовых сообщений, этапов, сроков);
  • поиск документов по различным критериям;
  • ведение нормативных справочников;
  • учет полученных копий документов из системы;
  • внесение в каждую выданную копию маркировки, которая позволяет идентифицировать копию в случае ее утечки;
  • идентификация копий путем выявления их соответствия хранимым в системе;
  • мониторинг событий в системе.

Описание SafeDoc

Состав и архитектура SafeDoc

В состав конфиденциального документооборота входят:

  • приказы и распоряжения управленческого и юридического контуров;
  • протоколы коллегиальных органов управления;
  • регламентирующие документы;
  • договоры;
  • служебная переписка;
  • внешняя и внутренняя корреспонденция.

Участники электронного документооборота отображены на схеме:

Состав и архитектура SafeDoc

В состав конфиденциального документооборота входят:

  • приказы и распоряжения управленческого и юридического контуров;
  • протоколы коллегиальных органов управления;
  • регламентирующие документы;
  • договоры;
  • служебная переписка;
  • внешняя и внутренняя корреспонденция.

Участники электронного документооборота отображены на схеме:

Участники электронного документооборота

Система состоит из следующих модулей, классифицированных по видам обрабатываемых документов и бизнес-процессам:

  • «Организационная структура» (ОС), в котором описываются все типы участников бизнес-процессов и их отношения.
  • «Входящие документы» (ВхД), обеспечивающий прием, обработку, регистрацию, распределение и хранение поступающей (входящей) корреспонденции.
  • «Исходящие документы» (ИсхД), реализующий процессы подготовки, согласования, подписания, регистрации, рассылки и дальнейшее хранение исходящей корреспонденции.
  • «Внутренние документы» (ВнД), обеспечивающий подготовку, согласование, подписание, регистрацию, отправку и хранение внутренних документов.
  • «Контроль исполнения» (КИ), реализующий учет, контроль исполнения заданий и подготовку обзорно-аналитический материалов.
  • «Учет выданных копий» (УВК), решающий задачи учета, маркировки и настройки параметров скрытой и явной маркировки документов.
  • «Расследование инцидентов» (РИ), обеспечивающий выявление соответствия найденной копии (копиям) документов, выпущенных системой.

Эффект от внедрения

Использование защищенного конфиденциального документооборота SafeDoc обеспечивает:

  • единое управление процессами движения конфиденциальных документов на всех этапах их жизненного цикла: от формирования до непосредственного исполнения, и до вывода документа из обращения;
  • централизованный контроль за распространением печатных и электронных копий конфиденциальных документов;
  • ограничение бесконтрольного распространения печатных копий защищаемых документов путем создания скрытых маркировок печатных копий и выявления лиц, организовавших утечку конфиденциальной информации;
  • в случае возникновения инцидента — выявление злоумышленников.
Скачать Статьи