SafeDoc - защита документооборота
Большинство современных организаций активно используют системы электронного документооборота. Эти высокоинтеллектуальные и функционально насыщенные системы позволяют безукоризненно организовать информационный обмен и делопроизводство внутри компании, а также внешние коммуникации — с партнерами и заказчиками. В то же время, во многих компаниях необходим защищенный документооборот, подразумевающий обработку конфиденциальной информации с небольшим, но достаточным набором функциональных возможностей, а кроме того, исключающий несанкционированное попадание информации во вне.
Компания «Инновационные технологии» представляет решение SafeDoc, систему защищенного конфиденциального документооборота внутри закрытого контура.
Назначение решения
Решение SafeDoc было создано с целью защиты документов, содержащих конфиденциальную информацию, во время их движения внутри закрытого контура. Решение позволяет разграничить доступ между общим документооборотом компании и защищенным документооборотом. Использование SafeDoc позволит в случае компрометации документа выявить место его утечки, как на этапе прохождения согласования, так и при последующей работе с уже согласованным документом (выводе на печать, пересылке по почте и т.д.).
Решение SafeDoc позволяет решить следующие задачи:
- создание, редактирование, удаление регистрационных карточек документов в системе;
- обработка и хранение электронных копий документов;
- настройка маршрутов и участников согласования;
- согласование документов;
- делегирование прав и замещение сотрудников при работе с документами;
- формирование и контроль исполнения поручений;
- проведение анализа и формирование отчетов по исполнению поручений;
- настройка уведомлений (шаблонов почтовых сообщений, этапов, сроков);
- поиск документов по различным критериям;
- ведение нормативных справочников;
- учет полученных копий документов из системы;
- внесение в каждую выданную копию маркировки, которая позволяет идентифицировать копию в случае ее утечки;
- идентификация копий путем выявления их соответствия хранимым в системе;
- мониторинг событий в системе.
Описание SafeDoc
Состав и архитектура SafeDoc
В состав конфиденциального документооборота входят:
- приказы и распоряжения управленческого и юридического контуров;
- протоколы коллегиальных органов управления;
- регламентирующие документы;
- договоры;
- служебная переписка;
- внешняя и внутренняя корреспонденция.
Участники электронного документооборота отображены на схеме:
Состав и архитектура SafeDoc
В состав конфиденциального документооборота входят:
- приказы и распоряжения управленческого и юридического контуров;
- протоколы коллегиальных органов управления;
- регламентирующие документы;
- договоры;
- служебная переписка;
- внешняя и внутренняя корреспонденция.
Участники электронного документооборота отображены на схеме:
Участники электронного документооборота
Система состоит из следующих модулей, классифицированных по видам обрабатываемых документов и бизнес-процессам:
- «Организационная структура» (ОС), в котором описываются все типы участников бизнес-процессов и их отношения.
- «Входящие документы» (ВхД), обеспечивающий прием, обработку, регистрацию, распределение и хранение поступающей (входящей) корреспонденции.
- «Исходящие документы» (ИсхД), реализующий процессы подготовки, согласования, подписания, регистрации, рассылки и дальнейшее хранение исходящей корреспонденции.
- «Внутренние документы» (ВнД), обеспечивающий подготовку, согласование, подписание, регистрацию, отправку и хранение внутренних документов.
- «Контроль исполнения» (КИ), реализующий учет, контроль исполнения заданий и подготовку обзорно-аналитический материалов.
- «Учет выданных копий» (УВК), решающий задачи учета, маркировки и настройки параметров скрытой и явной маркировки документов.
- «Расследование инцидентов» (РИ), обеспечивающий выявление соответствия найденной копии (копиям) документов, выпущенных системой.
Эффект от внедрения
Использование защищенного конфиденциального документооборота SafeDoc обеспечивает:
- единое управление процессами движения конфиденциальных документов на всех этапах их жизненного цикла: от формирования до непосредственного исполнения, и до вывода документа из обращения;
- централизованный контроль за распространением печатных и электронных копий конфиденциальных документов;
- ограничение бесконтрольного распространения печатных копий защищаемых документов путем создания скрытых маркировок печатных копий и выявления лиц, организовавших утечку конфиденциальной информации;
- в случае возникновения инцидента — выявление злоумышленников.